Dropbox คืออะไร?

Dropbox เป็นบริการจัดเก็บข้อมูลที่น่าสนใจ เริ่มต้นด้วยการที่ทุกคนที่สมัครใช้บริการจะได้รับพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูล online ทันที 2GB (สมัครฟรี) จากนั้นก็เอาโปรแกรม Dropbox มาติดตั้งลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถใช้งานได้ทั้ง Windows, Mac, Linux และอุปกรณ์มือถืออย่าง iPhone, iPad, Android และ Blackberry เมื่อติดตั้งแล้ว จะมี folder ชื่อ Dropbox อยู่ในเครื่องเรา และไม่ว่าเราจะจับ file อะไรโยนใส่เข้าไปใน folder นี้ ทุกอย่างก็จะถูก upload ขึ้นไปเก็บไว้บนพื้นที่ 2GB แบบ online ด้วย …. การเก็บข้อมูลเอาไว้ online แบบนี้มักจะเรียกว่าการเก็บไว้บน cloud

เริ่มต้นใช้งาน Dropbox อย่างง่ายๆ

ข้อดีของการเก็บข้อมูลไว้บน cloud ก็คือมีความปลอดภัยมากกว่าเก็บไว้บน harddisk ในเครื่องตัวเองที่ไม่มีใครรู้ว่าจะกลับไปเฝ้าเง็กเซียนวันไหน นอกจากนี้ข้อดีอีกข้อของการเก็บไฟล์ไว้บน cloud ของ Dropbox ก็คือเราสามารถ login เข้าผ่านเวปไซท์ของ Dropbox แล้วเข้าไป download file ใน Dropbox ของเราออกมาผ่านเครื่องไหนก็ได้ที่สามารถเข้า internet ได้ นั่นทำให้การใช้งาน Dropbox ในช่วงแรกของผมก็คือการจับเอาไฟล์ที่สำคัญต่างๆโยนเข้าไปเพื่อเป็นการ backup ไว้บน cloud รวมถึงไฟล์เอกสารบางอย่างที่อาจจะจำเป็นต้องเรียกใช้เวลาจำเป็น ก็ถูกโยนลง Dropbox ไปด้วยเช่นกัน เผื่อว่าถ้าต้องใช้ก็ยังสามารถ download จากที่ไหนก็ได้

Photo folder ใน Dropbox

ใน Dropbox folder นั้นมี folder พิเศษอยู่ 2 folder ได้แก่ Public และ Photo โดยความพิเศษของ Photo folder ก็คือเราสามารถโยนไฟล์รูปต่างๆเข้ามาไว้ใน folder นี้ โดยสร้าง folder ย่อยไว้เพื่อแบ่งรูปออกเป็น set ย่อยๆ จากนั้น ถ้าเราไปกด right click ที่ folder ย่อยที่เราสร้างขึ้น แล้วเลือก Dropbox -> Copy Public Gallery Link ซึ่ง link ที่ได้ออกมานั้น เมื่อเอาไปเปิดใน browser ก็จะเห็นรูปทั้งหมดใน folder ย่อยนั้นแสดงขึ้นมาเป็น gallery วิธีนี้สามารถใช้เพื่อส่งรูปไปเพื่อนดูได้อย่างง่ายๆ

Public folder ใน Dropbox

Public folder นั้นมีความพิเศษอยู่ที่ทุกไฟล์ที่เราโยนลงมาใน folder นี้ เมื่อโยนลงไปแล้วระบบจะสร้าง public link ของไฟล์นั้นๆขึ้นมาให้ เราสามารถกด right click ที่ตัวไฟล์ แล้วเลือกไปที่ Dropbox -> Copy public link เมื่อได้ public link มาแล้ว เราสามารถจะเอา link นี้ไปส่งให้ใครก็ได้ เมื่อกด link นี้แล้วก็จะสามารถ download file นั้นๆใน public folder มาได้ วิธีนี้ผมใช้บ่อยมากในการส่ง file ไปให้เพื่อน อยากส่งไฟล์อะไรไปให้ใคร ก็แค่โยนไฟล์นั้นลงไปที่ Public folder แล้วก็ copy เอา public link ส่งต่อไปให้

การ Share folder ใน Dropbox

อีก feature หนึ่งที่น่าสนใจของ Dropbox ก็คือการ share folder ที่มีวิธีทำง่ายๆ เพียงแค่เราสร้าง folder ขึ้นมาใน Dropbox แล้วกด right click ที่ folder นั้น เลือก Dropbox -> Share This Folder ระบบจะให้เราใส่ email ของคนที่เราต้องการจะ share ด้วย เมื่อคนที่เราต้องการจะ share ด้วยตอบรับมาแล้ว จะปรากฎ folder เดียวกันนี้ใน dropbox ของเขา และไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง file อะไรใน folder นี้ ทุกคนที่ share อยู่ด้วยกันก็จะเห็นการเปลี่ยนแปลงแบบเดียวกัน feature สำหรับ share folder นี้เหมาะมากกับการทำงานร่วมกันเป็นทีม ลองนึกภาพว่าโปรเจคนึงมีคนร่วมทำงานกันอยู่ 3 คน และทุกคน share folder เดียวกันไว้บน Dropbox เวลาใครทำงานไปถึงไหนก็เอามาโยนใส่ไว้ที่ share folder ใน Dropbox ของตัวเอง จากนั้นทุกคนในทีมก็จะเห็นความเป็นไปของงานเหมือนกันโดยไม่ต้องมานั่งคอยโทรหรือส่ง email update กันบ่อยๆ

Previous Versions ช่วยเรียกไฟล์ก่อนจะถูกเปลี่ยนแปลงกลับมา

หนึ่งใน feature ที่ดึงดูดที่สุดสำหรับการเก็บไฟล์งานไว้บน Dropbox ก็คือความสามารถในการเรียกดู previous versions ของไฟล์แต่ละไฟล์ แค่ลองนึกดูว่าเรามีไฟล์ excel สักไฟล์หนึ่งอยู่บน share folder บน Dropbox ซึ่งถูกหยิบขึ้นมาแก้ไขหลายครั้งโดยหลายๆคนที่ share folder นี้ด้วยกันอยู่ แต่แล้วเรากลับมาพบว่าการแก้ไขครั้งล่าสุดสร้างความเสียหายให้กับตัว excel file เราก็จะยังสามารถสั่งให้ Dropbox แสดง previous versions ของไฟล์นี้ที่ถูกเก็บไว้ขึ้นมาให้เลือกดู และดึงเอาตัวก่อนที่จะเกิดความเสียหายกลับขึ้นมาใช้งานได้ แค่ตัวอย่างนี้ก็น่าจะทำให้หลายคนอยากจะเอาไฟล์งานสำคัญๆโยนมาวางไว้ใน Dropbox เพื่อความปลอดภัยมากขึ้นแล้ว

ใช้ Dropbox สำหรับเก็บ library ของ App บน Mac

นอกเหนือไปจากการใช้ Time Machine บน OSX เพื่อ backup ข้อมูลสำคัญบนเครื่อง Mac เอาไว้แล้ว ผมเลือกใช้ Dropbox เป็นอีกวิธีที่จะ backup ข้อมูลสำคัญใน application บางตัวบน Mac ด้วย ผมใช้วิธีนี้กับ app อย่าง Squirrel และ The Hit List ซึ่งทั้ง 2 ตัวเป็น app ที่ผมต้องเปิดใช้งานทุกวัน ผมเลือกที่จะย้าย library ของ app ทั้ง 2 ตัวนี้ไปอยู่บน Dropbox เพื่อเป็นการสร้างความมั่นใจว่า ถ้าวันนึง Mac ของผมต้องไปเฝ้าเง็กเซียนอย่างกระทันหัน และ Time Machine เกิดงอแงขึ้นมาด้วยเหตุไม่คาดฝันใดๆก็ตาม ผมจะยังมี library ที่บันทึกข้อมูลต่างๆในการใช้งาน Squirrel และ The Hit List เก็บเอาไว้และดึงกลับมาใช้งานได้ทันที

วิธีการย้าย Library ของ App บน Mac สามารถย้ายไปไว้ที่ไหนก็ได้ แต่หลังจากย้ายแล้ว ตอนจะเรียก app ขึ้นมาให้กดปุ่ม Option ค้างไว้ตอนเปิดโปรแกรม เครื่องจะถามหา Library ว่าอยู่ที่ไหน ก็ชี้ไปที่ที่เราวางไว้ใน Dropbox เท่านี้ก็เรียบร้อย อุ่นใจขึ้นมา 24.87%

Referral link ช่วยเพิ่มความจุในการใช้งาน Dropbox

ในความเห็นของผม นี่เป็นกลยุทธ์ที่วางมาได้ดีมากสำหรับการเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน Dropbox นั่นคือ ในการสมัครเข้าใช้งานในครั้งแรก ทุกคนจะได้รับพื้นที่ 2GB และได้รับ Referral link โดยถ้า user บอกต่อคนอื่นๆให้มาลองใช้ Dropbox โดยสมัครผ่าน referral link ทั้งผู้ที่สมัครใหม่โดยใช้ referral link และเจ้าของ referral link เองจะได้รับพื้นที่เพิ่มขึ้นอีกคนละ 250MB นั่นหมายถึงว่า ถ้าเป็นมีคนมาสมัครใหม่โดยเริ่มต้นสมัครเอง ก็จะได้ความจุเริ่มต้นที่ 2GB ตามปกติ แต่ถ้าเขาสมัครผ่าน referral link ของใครก็ตาม เขาจะเริ่มต้นที่ความจุ 2.25GB ในทันที

ในด้านของคนที่บอกต่อให้คนอื่นมาสมัครใช้งาน Dropbox ผ่าน referral link ของตนที่จะได้รับความจุเพิ่มขึ้นทีละ 250MB ทุกครั้งที่มีคนสมัครผ่าน referral link ก็จะมีเพดานความจุสูงสุดอยู่ที่ 10GB … ก่อนหน้านี้เพดานอยู่ที่ 5GB และเพิ่งมาเพิ่มเป็น 10GB เมื่อไม่นานมานี้เอง

Referral Link ของผม

ถ้าใครอ่านมาจนถึงตรงนี้และอยากจะทดลองใช้งาน Dropbox ก็เชิญสมัครผ่าน referral link ของผมได้เลยครับ

http://db.tt/320nBQW

ทุกวันนี้ Dropbox กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ไปแล้วสำหรับการใช้งานคอมพิวเตอร์ของผม ผมมี Dropbox อยู่ทั้งในเครื่อง mac และ desktop ที่เป็น windows เวลาถือเครื่อง mac ออกไปทำงานนอกบ้านแล้ว update file อะไรต่อมิอะไรเข้ามาบน Dropbox พอกลับมาถึงบ้าน file เหล่านั้นก็ถูก sync มาอยู่บนเครื่อง pc ด้วยแล้วเหมือนกัน หรือแม้กระทั่งการถ่ายโอนไฟล์เล็กๆน้อยๆระหว่างทั้ง 2 เครื่องก็ใช้ Dropbox นี่แหละครับ ง่ายดี

ใครที่ยังไม่แน่ใจว่าจะใช้ Dropbox ทำอะไร แค่คิดว่ามันเป็นพื้นที่ 2GB ที่สามารถใช้ backup ข้อมูลสำคัญโดยไม่ต้องกลัวว่า harddisk จะพัง และใช้งานได้ฟรีๆ แค่นี้ก็คุ้มที่จะลองใช้โดยไม่ต้องคิดอะไรมากแล้วครับ